Kiedy doba ma 26 godzin

Kładziesz się spać coraz później, a wstajesz coraz wcześniej. Mimo to, na twoim biurku wciąż piętrzy się stos papierów, terminarz zapełniony jest po brzegi zadaniami do wykonania i spotkaniami, a komórka nie chce przestać dzwonić? Masz wrażenie, że dłużej temu wszystkiemu nie podołasz? Spokojnie, możesz to zmienić…

Obecnie, w czasach nieustannej gonitwy za karierą, pieniędzmi czy gromadzeniem doświadczeń, nasza doba wydaje się gwałtownie kurczyć. Wciąż narzekamy na brak czasu, złościmy się, że tak szybko biegną godziny, a nam zajęć nie ubywa. Czas stał się towarem deficytowym, o tyle cennym, że (ku ubolewaniu wszystkich) nie da się go ani zatrzymać ani zmagazynować. Co nam zatem pozostaje? Jeśli nie możemy zarządzać czasem, to warto nauczyć się zarządzać sobą w czasie.

Właściwe gospodarowanie energią

Z myślą o właściwym gospodarowaniu czasem powstała „idea zarządzania sobą w czasie”. Jest ona ukierunkowana na zarządzanie własnymi działaniami, a konkretnie – własną energią. Jest to bardzo ważna kwestia, gdyż długotrwałe eksploatowanie organizmu bez chwili przerwy, stopniowe wydłużanie godzin pracy czy nauki, prowadzi nie tylko do pogorszenia naszych wyników, ale i wypalenia, a co za tym idzie różnorakich chorób.

W dzisiejszych czasach organizery czy karteczki przypominające o zadaniach wymagających realizacji, nie rozwiązują naszego problemu. Konieczne jest wdrożenie bardziej zaawansowanych technik zarządzania oraz … spora doza samodyscypliny.

Techniki ułatwiające życie

Bałagan na twoim biurku to dżungla nie do przebycia? Dzwoniące telefony, przychodzące faksy i pracownicy wciąż zwracający się z pilną sprawą doprowadzają cię już do szewskiej pasji? Spływające zaproszenia na imprezy, wywiadówki u dzieci, przyjaciele zrzucający na barki swoje kłopoty – wszystko to sprawia, że na realizację wszystkich zadań, doba jest zbyt krótka Kluczem do sukcesu jest tu ustalenie spraw najważniejszych czyli priorytetów. Jest to podstawowa, ale i zarazem najtrudniejsza umiejętność zarządzania sobą w czasie. Technika ta polega ta takim pogrupowaniu obowiązków, by możliwe było zakwalifikowanie ich do czterech kategorii: A) ważne i pilne, B) ważne i niepilne; C) nieważne i pilne; D) nieważne i niepilne.

Sprawy z grupy A wymagają natychmiastowego załatwienia (np. raport dla szefa na dzień następny), zaś kategoria B obejmuje zadania istotne, ale możliwe do rozłożenia w czasie (np. praca nad projektem) lub przekazania ich wykonania komuś innemu (np. stolik w restauracji może zarezerwować nasza sekretarka). Zadania pilne i niezbyt ważne, czyli C to sprawy, które absorbują twoją uwagę, natomiast nie mają wielkiego znaczenia (np. oddanie książek do biblioteki, pod warunkiem oczywiście, że nie minął termin ich zwrotu). Z wykonaniem zadań z grupy D można dać sobie spokój, bowiem nie są ani ważne ani pilne (np. surfowanie po Internecie bez celu). Nasza praca będzie najbardziej efektywna, jeśli będziemy koncentrować uwagę na projektach ważnych choć niepilnych, pozwoli to bowiem na ich rzetelną analizę i gwarantować będzie wysoką jakość ich wykonania.

W kontekście tego podziału zadań przydatna będzie znajomość zasady Pareto, zgodnie z którą sposób wykorzystania 20% czasu poświęconego wykonaniu spraw decyduje w 80% o efektywności i zakończonej sukcesem ich realizacji.

Rozpraw się ze złodziejami czasu

Wchodzisz na stronę internetową by sprawdzić notowania kursów walut, a po trzech godzinach orientujesz się, że utknąłeś na stronie z najnowszymi modelami telefonów? Otwierasz gazetę, by przeczytać wiadomości gospodarcze, a po godzinie odkładasz ją przeczytaną od „deski do deski”? Pracujesz nad raportem, a nagle dzwoni telefon, po którym przypominasz sobie, że ciocia Halinka ma dziś imieniny, zatem pędzisz do kwiaciarni po bukiet i niejako przy okazji robisz zakupy w pobliskim sklepie spożywczym, a po trzech godzinach zdajesz sobie sprawę, że na biurku leży ledwie rozpoczęty raport?

Zdarza się tak, że wykonanie kilku zaledwie czynności zajmuje ci cały dzień? Jeśli właśnie odpowiedziałeś twierdząco to znaczy, że masz do czynienia ze złodziejami czasu, czyli wszystkimi czynnościami kradnącymi nam cenne minuty.

Najpopularniejszym złodziejem czasu jest jednak odkładanie wszystkiego na później, skutkujące spiętrzeniem się obowiązków, a co za tym idzie – robieniem wszystkiego w tym samym czasie. Warto podchodzić do kolejnych spraw metodycznie, oczyścić umysł i skupić się tylko na jednym zadaniu w danej chwili, a dopiero po jego wykonaniu, przejść do następnego.

Najlepiej, zanim zabierzemy się do pracy zastanowić się nad sprawami, z którymi musimy się uporać, a następnie zaplanować w jaki sposób je załatwić (i czy w ogóle jest to konieczne).

Twórczy bałagan

W efektywnej pracy przeszkadza też: nieuporządkowane miejsce pracy, czyli tzw. twórczy bałagan. Piętrzące się na biurku papiery, rachunki (te zapłacone i te do zapłaty), opakowania po daniach na wynos, książki do oddania i karteczki z naszymi zapiskami – to wszystko musi znaleźć się tam, gdzie powinno (niekiedy w koszu).

Zacznij zatem od gruntownych porządków, zastosuj narzędzia do gromadzenia otwartych spraw (notatniki, segregatory), a także spraw załatwionych (np. kartonowe pudełka z IKEA). Kontroluj także czas wykonywanych rozmów i stosuj zasadę wcześniejszego umawiania się na spotkania oraz informuj w jakich godzinach nie jesteś dostępny, a w jakich z chęcią przyjmiesz wizytę znajomych czy prośby podwładnych.

Dyscyplina, dyscyplina

Nie ma się co łudzić, że twoje życie odmieni się po przeczytaniu tego artykułu jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. Nie dość bowiem, że nie ma jednego, idealnego dla wszystkich sposobu na doprowadzenie do perfekcji swojej osobistej organizacji, to na dodatek wdrożenie nowych zasad do codzienności wymaga sporej dozy samodyscypliny. Jednak znając zasady „zarządzania sobą w czasie” i umiejąc identyfikować pułapki zastawiane przez pożeraczy cennych minut, nauczysz się szanować siebie i właściwie wykorzystywać swój czas. A wówczas na przyjemności będziesz mógł przeznaczyć więcej … czasu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *